Le constat

• Les moyens d’impression de + en + sophistiqués.
• Bien que n'étant pas les seuls utilisateurs, les services achats ou généraux paient les consommables.
• La production de documents couleur va croissante.
• Il n'existe aucun contrôle, ni des coûts ni des usages :
• Qui imprime ou copie ?
• Quoi (format, couleur, N&B...) ?
• Quels volumes ?
• A partir de quelle application ?
• Sur quel périphérique ?
• La première charge des fonctions de support aux utilisateurs est bien liée au domaine de l'impression. Qui n'a pas rencontré les situations suivantes :
• L'impression est lancée mais ne sort pas sur l'imprimante, "je clique OK mais ça ne marche pas ! "
  
• L'utilisateur se déplace jusqu'au périphérique et constate que plusieurs collaborateurs sont déjà "en attente" de leurs documents, il réimprime ailleurs !
• L'imprimante n'a plus de toner et/ou de papier... lorsque le document que nous attendons est urgent...
• Qui a lancé ce document au format "Letter" ? La file d'attente est bloquée !
• A qui sont ces pages imprimées que personne ne vient chercher et que la corbeille... attend ?
• sans parler des bourrages, des machines en panne (sans que le service de maintenance soit prévenu)...

"Etes-vous très différent ?"

Les objectifs

• Suivre avec précision tous les flux d’impression (locaux, réseau).
• Mettre en place des tarifs (pour chaque type de périphérique…).
• Mettre en place des quotas (par utilisateur, par service).
• Sécuriser, gérer la confidentialité, les REGLES d’usage.
• Gérer, ventiler les budgets « impression ».
• Disposer d’une console unique de supervision du système d’impression.
• Aider à la décision (bilans utilisateurs/files/groupes/disponibilité du système).

La méthode

• Comptabiliser et affecter toutes les impressions réseau ou locales.
• Mettre en œuvre de règles d’exploitation pour la production d’impression et l’accès aux périphériques, le transfert de charge sur filtre, l’affectation analytique des coûts.
• Contrôler en temps réel les systèmes d’impression réseau (incidents, consommables, disponibilité), remonter les alertes.
• Assurer le reporting historique et statistique de l’activité d’impression.
• Mesurer l’impact environnemental et les économies.

La démarche CIS-Infoservices
Une phase d’audit :

• Audit des flux d’impression,
• Taux d’utilisation des matériels,
• Monitoring,
• Appréciation des besoins utilisateurs.

Une Phase de service régulier
Mise en œuvre des règles d’exploitation :

• Redirection des documents > 50 pages,
• Redirection des mails imprimés,
• Réaffectation des machines sous utilisées,
• Supervision, maintenance,
• ...